Udfordringer for virtuelle møder – multitasking

 

Virtuelle møder i form af telefonmøder eller web-møder giver en masse fordele. Men der er naturligvis også udfordringer ved denne form for møder.

 

Working Virtual vil løbende komme med artikler, der tager fat i disse udfordringer. Vi har valgt at starte med en af de mere åbenlyse: Multitasking!

 

Du kender det sikkert allerede fra traditionelle møder. F.eks. når et par deltagere begynder at tale indbyrdes i længere tid, når en telefon bliver svaret eller når folk begynder at svare mails via den obligatoriske trådløse internetadgang. Måske kan du selv finde på det?

 

Ved virtuelle møder er problemet med multitasking større, fordi det er lidt vanskelligere at opdage. Men også fordi det direkte påvirker en anden stor udfordring ved netop virtuelle møder, nemlig konsensus. Eller sagt på en anden måde – det er svært at sikre enighed, hvis ikke alle har hørt efter hele tiden. For hvem har så lige hørt hvad? Og nej – heller ikke kvinder kan multitaske under et møde.

 

Men hvad kan man gøre ved det?

 

  • Start mødet med at aftale, at multitasking ikke er tilladt. Gør det konstruktivt ved at fokusere på mødets vigtighed og bede om respekt for såvel møde som de andre deltageres tid.
  • Hvis det er et fast team-møde, så sørg for at tage god mødeskik med i team-aftalen.
  • Bed folk om at slå mobiltelefoner fra og sætte status på Messenger til optaget etc. Bed dem samtidig om at orientere deres omgivelser om, at de er til møde – gerne med et skilt eller lign.
  • Som mødeleder skal du sørge for, at mødet holder sig til emnet. Lange omveje og unødvendige debatter kan slukke lyset hos selv den mest seriøse mødedeltager.
  • Invitér kun dem, der er absolut nødvendige og udnyt muligheden for at indkalde deltagere dynamisk efter behov. Eksempelvis hvis der under et møde kun kortvarigt er behov for en eksperts mening/viden.
  • Aftal at man kun må ’mute’, hvis man er et sted, der larmer. Og aftal at man siger det til alle de andre, FØR man slår lyden fra.
  • Sørg for en struktureret mødeproces: klart mål, agenda som overholdes, god mødeledelse og gentag alle beslutninger flere gange gennem et møde.
  • Hvis en person gentagne gange alligevel multitasker, så tag en seriøs snak med vedkommende efter mødet. Ofte er det bedre at undvære personen under mødet, for så ved du i det mindste, hvad vedkommende ikke har hørt.

 

Succes med virtuelle møder

 

Læs mere om, hvordan du høster fordelene og håndterer udfordringerne ved virtuelle møder.

 

 

 

Læs første kapitel

 

Køb bogen